Softwaregestützte Dokumentenlenkung löst Excel-Listen ab

Zur Basis für erfolgreiche Kundenbeziehungen gehören klar definierte Zuständigkeiten und Prozessabläufe innerhalb eines Unternehmens. Die +49 med GmbH aus Berlin bietet einen neuen, innovativen Service aus Außendienst und Dialogcenter für medizinische Zielgruppen. Im Auftrag von Pharmaunternehmen kommunizieren die Mitarbeiter beispielsweise mit Ärzten oder stehen im Rahmen von Support-Programmen in engem Dialog mit Patienten. Mit 360°-Dialogmarketingkampagnen erreicht die +49 med GmbH so die Zielgruppe ihrer Kunden crossmedial über unterschiedlichste Kanäle.plus49Die +49 med GmbH ist member der good healthcare group und verwaltete bis August 2015 die eigenen Prozessbeschreibungen, Checklisten und Arbeitsanweisungen über einen internen Fileserver. Die Revisionierung der Dokumente wurde händisch über Excel-Listen organisiert, ebenso wie die E-Mail-Verteilung der Dokumente. Diese Abläufe bedeuteten einen hohen Zeitaufwand und sollten durch eine softwaregestützte Lösung für die Dokumentenlenkung abgelöst werden.

Manuelle Arbeitsschritte werden gebündelt in roXtra abgebildet und automatisiert

Für Tina Hylla, Assistenz Qualitätsmanagement der good healthcare group, standen zwei Aspekte bei der Einführung einer Dokumentenlenkungssoftware besonders im Vordergrund: Zum einen der geregelte Zugriff auf freigegebene Dokumente, zum anderen, dass der Aufwand durch händische Datenpflege und E-Mails bei der Dokumentenverteilung entfällt. „Vor der Einführung der Software roXtra verwalteten wir die Dokumente in einer Excel-Übersicht. Jedes Dokument erhielt von uns eine manuell vergebene ID. Zusätzlich wurde von den Mitarbeitern eingetragen, wann das Dokument zuletzt geändert und gespeichert wurde“, berichtet Tina Hylla. „Wichtig für uns ist, dass die Dokumente jetzt in roXtra einen automatisch vergebenen Dokumentenstempel erhalten und die Mitarbeiter nur auf die jeweils aktuellste, freigegebene Version zugreifen können. Auch das Abfragen einer elektronischen Lesebestätigung stellt für uns eine deutliche Erleichterung dar, da wir jetzt keine händischen Mails mehr versenden müssen. Das QM-Team kann schnell und übersichtlich nachvollziehen, ob die Dokumente gelesen und bestätigt wurden.“

roXtra Login-Maske der good healthcare group
roXtra Login-Seite im Corporate Design der good healthcare group mit Sitz am Berliner Hauptbahnhof

Zugriffsrechte und Zuständigkeiten sind klar geregelt

„Die Dokumente auf unserem internen Fileserver standen den Mitarbeitern jeweils abteilungsbezogen zur Verfügung. Eine abteilungsübergreifende Übersicht der Dokumentenstruktur konnte nur schwer realisiert werden“, beschreibt Tina Hylla die Situation vor der Installation von roXtra. Die Einführung eines neuen Systems zielte daher darauf ab, ein einfaches Rechte- und Zugriffsmanagement zu ermöglichen. Die Mitarbeiter sollten genau auf diejenigen zentralen wie auch abteilungsspezifischen Dokumente zugreifen können, die sie auch tatsächlich verwenden. „Die Arbeit wird den Mitarbeitern mit roXtra jetzt deutlich erleichtert, da Dokumente viel schneller gefunden werden und keine Dokumente mehr für Mitarbeiter abliegen, die nicht relevant sind“, bestätigt Tina Hylla. „Durch die im System angelegten Abteilungsverantwortlichen wird eindeutig bestimmt, wer für welches Dokument zuständig ist.“

Anstehende Zertifizierungen werden durch das System unterstützt

Bereits im Vorfeld zu den 2016 anstehenden Rezertifizierungen für die ISO 9001 und ISO 27001 erleichtert roXtra dem QM-Team der good healthcare group die Arbeit.

  • Beide Normstrukturen können parallel im System gepflegt werden.
  • Dokumente werden direkt den entsprechenden Normkapiteln zugewiesen.
  • Die Dokumentenverwaltung erfolgt übersichtlich in Abteilungs- und Unternehmensordnern.
  • Schulungen und anschließende Lernzielkontrollen werden im System abgebildet.

Schulung über erweiterte Lesebestätigung in roXtra

  • Die Kenntnisnahmen sind über die elektronischen Lesebestätigungen nachvollziehbar.
  • Die Mitarbeiter können bequem und schnell Anmerkungen zu den Dokumenten vornehmen.

Für Tina Hylla ist außerdem sehr wichtig, wie das System von den Mitarbeitern angenommen wird: „roXtra ist bereits fester Bestandteil im täglichen Arbeitsprozess der Mitarbeiter. Damit haben wir unser großes Ziel erreicht, die Dokumentenlenkung im Unternehmen einfacher und übersichtlicher zu gestalten.“

Über die good healthcare group

Die good healthcare group wurde 2012 in Berlin von Thomas-Marco Steinle und Dr. Anno Diekmann gegründet und ist mit der +49 med GmbH in der Arzt- und Patientenbetreuung gestartet. Die +49 med GmbH bietet eine neue Art der Betreuung von medizinischen Zielgruppen (Patienten, Ärzte und Apotheker), welche die Vorteile von Außendienst und Dialogcenter zu einem neuen, innovativen Service zusammenführt. Die medizinischen Zielgruppen werden mit den Inhalten informiert, die interessieren, auf dem Weg den sie bevorzugen. Die good healthcare group ist DIN ISO 9001:2008 zertifiziert und beschäftigt rund 120 Mitarbeiter.

Tina Hylla
Assistenz Qualitätsmangement

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