seele Unternehmensgruppe setzt weltweit auf QM Dokumentenverwaltung mit roXtra

Klarheit, Präzision und Leichtigkeit. Auf dieser Basis verwirklicht die seele Unternehmensgruppe die Visionen namhafter Architekten. Mit über 1.000 Mitarbeitern an 14 Standorten weltweit setzt die Gruppe regelmäßig Standards in der Glas-, Stahl-, Aluminium- und Membranarchitektur.

Auch beim Einsatz von roXtra als Softwarelösung für die Dokumentenverwaltung findet sich das Credo Klarheit, Präzision und Leichtigkeit wieder. Bei der Entscheidung für die Software spielte die möglichst leichte Bedienung und eine klare Nachvollziehbarkeit der Prozesse für den Anwender eine wichtige Rolle. „Die einfache Handhabung war für uns ein zentraler Punkt bei der Entscheidung für roXtra. Hinzu kommt, dass Vorgänge transparent nachzuvollziehen sind. Dazu zählen für uns das Dokumentenlogbuch unter Workflow Aufgaben sowie der Audit-Trail“, erklärt Matthias Berka, Qualitätsmanager der seele GmbH. „roXtra ist das perfekte Arbeitsmittel für Unternehmen, die sich zertifizieren lassen möchten oder bereits zertifiziert sind. Über die Plattform stellen wir Dokumente zentral und in papierloser Form in einer gültigen Fassung zur Verfügung.“

Startmaske seele Gruppe
Übergreifende Startseite des roXtra Zugangs der seele Group

Internationaler, webbasierter Einsatz von roXtra für verschiedenste Managementsysteme

Die seele GmbH ist eines von mehreren Unternehmen der seele Unternehmensgruppe, die eine gemeinsame roXtra Installation einsetzen. Verteilt über verschiedene Standorte kommt das System unter anderem auch in England und den USA zum Einsatz. Die Anwender greifen dabei in ihrer jeweiligen Muttersprache auf die Benutzeroberfläche zu. Allein bei der seele GmbH ist roXtra für über 450 Mitarbeiter Wissensbasis und Informationsquelle.

Startmaske seele GmbH
Start-Navigation der seele GmbH zu den Inhalten in roXtra

Abgebildet werden in roXtra die Managementsysteme der Normen ISO 9001, ISO 14001 und ISO 50001. „Im System werden alle Forderungen der Normen für Mitarbeiter sowie Auditoren dargestellt und verwaltet“, berichtet Matthias Berka. „Zusätzlich bilden wir auch Teile der allgemeinen Unternehmensorganisation ab. Dazu zählen Organigramme, Stellenbeschreibungen, Betriebsbeauftragungen, Dokumentenvorlagen sowie Themen der Arbeitssicherheit. Ein weiterer Bereich ist die Bereitstellung von Softwareanleitungen für unsere Systeme, wie beispielsweise das Warenwirtschaftsprogramm.“

Gefahrstoff-Kataster in roXtra
Auszug aus dem Gefahrstoffkataster

Einfachere Verwaltung des Gefahrstoffkatasters

Als Arbeitgeber ist die seele GmbH laut Gefahrstoff-Verordnung dazu verpflichtet, ein Verzeichnis aller im Unternehmen vorkommenden Gefahrstoffe zu pflegen. Mit roXtra verbessert sich die Verwaltung dieses Gefahrstoffkatasters deutlich. Hierzu wurde ein spezifischer Dokumententyp in roXtra entworfen, der spezielle Metadatenfelder für die Informationen aus dem Sicherheitsdatenblatt enthält. Die Auswertungsfunktion Ordner-Report erstellt nun tagesaktuelle Excelberichte der vorhandenen Sicherheitsdatenblätter. Eine regelmäßige Prüfung auf Aktualität  der Dokumente stellt die Funktion Wiedervorlage sicher.

Sicherheitsdatenblatt in roXtra
Beispiel von Metadatenfeldern eines Sicherheitsdatenblattes

Multiple-Choice-Tests unterstützen den Schulungscharakter im System

roXtra ermöglicht über die Funktion erweiterte Lesebestätigung den Einsatz eines Multiple Choice Tests. Diese Funktionalität mit Schulungscharakter findet im Verwaltungsbereich des Unternehmens bei den regelmäßigen Mitarbeiterunterweisungen Anwendung. Die Unterweisungen werden direkt in roXtra durchgeführt.

Mitarbeitereinweisung direkt über das QM-System roXtra bei seele
Beispiel einer Einweisung für Verwaltungsmitarbeiter

Matthias Berka: „Dem Mitarbeiter werden verschiedene Verständnisfragen zum Dokument gestellt, um den Schulungserfolg sicherzustellen. Die Frageninhalte wechseln dabei regelmäßig. Diesen Anwendungsbereich möchten wir auch in Zukunft stärker ausbauen. Hierzu suchen wir derzeit noch Partnerfirmen, die diesen Bereich auch über roxtra realisieren möchten und sich an einer Investition in die weitere Entwicklung durch Rossmanith beteiligen würden.“

Ein weiteres Ziel der seele GmbH ist die mobile Nutzung des Systems. Mit einer Erweiterung der Sicherheitszertifikate können Mitarbeitern so auch unterwegs auf roxtra zugreifen. Die nächste Ausbaustufe wird daher die Einführung der roxtra App für mobile Endgeräte sein.

Über die seele Unternehmensgruppe

Die Unternehmensgruppe steht für eine Symbiose aus perfektem Handwerk und hoher Ingenieurskunst und entwickelt architektonisch anspruchsvolle und zugleich wirtschaftliche Lösungen. seele bietet dabei ein breites Dienstleistungs- und Produktionsspektrum: Von der umfassenden Beratung über die eigene Entwicklung und Produktion bis zur fertigen Montage vor Ort. Aus der Firmenhistorie heraus besitzt seele ein tiefes Verständnis für die verwendeten Materialien, wodurch sich oftmals höchst ungewöhnliche Konstruktionen und Gebäudehüllen mit minimaler Tragkonstruktion bei maximaler Transparenz erstellen lassen. Zu den herausragenden architektonischen Projekten von seele gehören unter anderem der Apple Cube in New York, der Bahnhof Straßburg oder das Nationalstadion in Peking.

Matthias Berka
Qualitätsmanager

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